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云端战“疫”纪实丨多层次采购协同,缘何这家传统企业的采购共享如此智能、高效?

摘要:疫情期间,当越来越多的传统企业遭遇突发性采购难题,严重影响复工复产时,奥德集团却在这场突如其来的灾难面前展现了强大的应对能力。塑造硬核实力奥德集团是以能源、金融、地...

  疫情期间,当越来越多的传统企业遭遇突发性采购难题,严重影响复工复产时,奥德集团却在这场突如其来的灾难面前展现了强大的应对能力。

  塑造硬核实力

  奥德集团是以能源、金融、地产、制造、建造、旅游和农业等多种产业综合发展的企业集团。其下属子公司280余家,业务经营主要分布于东北、华北、华东、华中、华南等八大区域。

  早在2013年,国家就提出油气价格改革方案,到2017年,煤改气方案的实施带来了燃气企业业务井喷。奥德集团抓住业务发展机遇,实现了核心业务的快速扩张。与之相匹配的是,奥德集团也开始了数字化转型,实现业务大发展的同时,也打造了管理效率、商业模式的行业标杆地位。

  疫情期间,当越来越多的传统企业遭遇突发性采购难题,严重影响复工复产时,奥德集团却在这场突如其来的灾难面前展现了强大的应对能力。

  得益于采购云平台,他们搭建了良好的信息沟通桥梁。打通子公司和集团的采购供应链,很好的支撑了内部集采、外部集采,联合采购,自采等多层次采购方式的落地。这不但确保了采购业务的照常进行,还最大限度的避免了人员见面,保障了生产的正常供应需求。

  (友云采上线前后,采购相关数据可以及时采集展示)

  然而,这样的数字化“硬核”实力的塑造,绝非一日之功。据悉,从2018年6月开始,一场以“集团采购共享”为目标的数字化转型之旅就在这家燃气帝国中悄然开启。

  当传统遭遇创新,云端采购势在必行

  当前,传统采购模式弊端日益凸显。大量的手工操作导致采购流程混乱、成本较高、效率低下,且在无法溯源的基础上,难以确保采购业务的合规性,这对于大型集团企业来说风险急剧上升。

  然而,作为一家国际化的燃气企业,受经济、国际矿业环境、采购人员等多种因素的影响,奥德集团的跨境采购也曾遇到不小的挑战。如何通过采购业务上云,实现奥德集团四大类型采购业务的全线上、全流程的管控,从而拉通子公司和集团物资管理部的供应链,实现信息的线上透明即时传递,也成为他们亟待解决的难题。

  加之,公司多年来践行精细化管理理念,长期贯彻在提高资源综合利用水平的同时,持续降低成本、改善管理、提高效率。因此,企业的数字化采购建设迫在眉睫!而云端采购作为转型的抓手,不但可以颠覆传统采购模式,降本增效,驱动采购业务从“被动响应”向“主动服务”转型,从“事务型采购”向“战略型采购”转型,从“业务驱动”向“数据驱动”转型,同时还可以更好的管控采购风险,助力决策者精准把握企业现状,提高决策能力,从而引领企业管理全面创新。

  采购即刻做出改变,云端采购势在必行!

  采购数字化:统一平台公平公正公开

  刻不容缓!奥德集团结合业务发展战略,开始了采购数字化转型。集团总部经过严格的筛选,携手用友公司一起打造数字化采购平台,并通过友云采SaaS服务将实践落地。

  为此,双方在短短半个月时间内就完成了需求调研,随后整合了采购资源,提炼各个分子公司采购业务的共性需求,并基于以往多年沉淀的采购经验,重新定义梳理采购模式的业务流程。以优化集采业务流程、提供工作效率,同时增加供应商评估体系,增加招投标的管理流程。通过转型,实现招标采购计划流程增加临时供应商管理,添加物料档案;实现出入库业务能按照两个属性维度上进行查询;加强物资采购的需求计划;高效实现采购合同管理;实现对各个燃气分子公司自采业务过程的监督。

  奥德通过搭建全集团统一的采购平台,打通子公司和集团物资管理部的供应链,实现信息的线上透明即时传递;通过线上及时协同、信息共享,使执行过程更流畅,动态及时掌握、及时响应;线上招投标,过程规范、可查可追溯,公平公正公开;互联网准入、公开扩大准入、基于真实交易过程的评价数据支撑,为供应商体系优化提供支撑;以统一采购平台上线为契机,倒逼企业标准化推进。

  统一采购平台,多层级采购高效落地

  奥德集团燃气板块分布15座省200多个城市,采购业务分为集团集中采购,区域公司集采,子公司(项目部)自采三级架构,采购以工程施工物资为主。采购业务线上化、透明化、高效化,供应商统一管控,提升集团供应资源质量是本次项目的首要目标。

  集团没有采购系统,集团采购部和各项目部自采的所有询价、招标业务都是线下作业,通过邮件互传报价信息,再通过OA进行价格审批,项目部询价还得上报集团审批,采购流程长、效率低,尤其项目部紧急施工需要采购物资时,常常是物资已经买回来了,线上审批流程还没有结束,流程倒置现象经常发生。

  各项目部提交集采物资需求时,需要经过大区、集团层层审核,审核完成后再指定相应的合同价格由项目部下单完成采购,流程繁琐周期长。

  通过搭建统一采购平台,将供应商管理统一纳入集团管控,参与奥德集团采购的供应商需要满足集团供应商准入要求,由集团采购部统一审核,严控集团供应商资源质量。

  各部门提交的需求按照系统设定的规则自动分派到集团、大区、项目部进行采购寻源,无需人工干预。寻源业务全部通过云采平台实现,供应商线上报价,比价。领导审核比价结果时,通过系统提供的价格对比分析报表来高效、直观的进行决策,无需采购员再制作价格分析报告提交领导审核。项目部自行采购物资的询价过程全部线上化,并且供应商只能选择集团准入合格的,项目部自主采购流程大大缩短,有效减少流程倒置现象发生。集团通过采购监管随时监控项目部自采行为是否符合集团采购管理制度。

  都说专业高效的采购管理能够帮助企业获得战略性竞争优势,而重新组织分析、数据梳理、流程配置后的采购管理让奥德集团在提升数字化管理水平的基础上饱尝了“收获的喜悦”。目前全集团统一采购平台优化流程,打通子公司和集团物资管理部的供应链,改变供应商协作方式,实现信息的线上透明即时传递,执行过程更流畅,动态及时掌握及时响应,敏捷快速高效。

  (友云采上线前后,采购周期变化)

  众所周知,企业采购管理是一个以需求为始,并围绕需求进行战略寻源,管理供应商,再到履约、付款结算的全生命周期管理过程。遭遇疫情,奥德集团却能做到稳中有序,提质增效。

  首先,通过采购云平台,他们轻松实现了寻源采购,供应商准入,协同供应商在线作业,并在减少接触的基础上,保证企业采购业务的持续性。同时,在采购寻源的过程中,奥德集团多渠道询价,在线竞价,结合企业的价格库进行自动比价,以此降低了采购成本。

  其次,建立统一采购平台后,在采购交易对象网络化的基础上,借助网络社交工具,实现采购过程中与供应商的高效协作,而且协同结果实时反馈到企业内部信息系统中的各个环节。同时,平台将企业上下游资源连接起来,实现企业间供应链管理的协同,既降低了协同成本,又提高了协同效率。

  目前,采购云平台的项目正在推广中,多数分子公司已经实现在线化采购,并实现了采购组织与业务的完美融合。仅仅六个月就将平台上线,这为疫情期间的业务正常开展赢得了宝贵的时间。而将系统覆盖至所有分子公司,并开启全球在线化采购项目也正在紧锣密鼓的筹备中。

  友云采系统的应用,帮助奥德集团带来巨大的管理价值:

  ·物料梳理统一管理口径后,使物料编码数量减少65.74%;

  ·全局库存的数字化,帮助奥德集团实现物资全局统筹管理,消化呆滞物料3.46亿元;

  ·人工干预单据工作量减少95%,整体采购周期更是缩短49.56%;

  ·云平台线上招投标,过程规范,可查可追溯,实现公平公正公开;

  ·互联网准入、公开扩大准入、基于真实交易过程的评价数据支撑,为供应商体系优化提供支撑。

  最终助力奥德集团将分散采购变更为集中采购,实现管理可视,采购数字化转型。

  当越来越多的企业开始追求更高效、更快速、更高质地实现工作目标时,采购数字化采购时代也由此开启。然而,总结采购云平台为奥德集团带来的最大价值,可以归纳为五个方面。

  万亿江湖,静待霸主

  (图示:用友采购云覆盖采购业务全流程交易闭环,为企业提供寻源到支付(Source to Pay, S2P)一站式采购云服务解决方案)

  作为国内领先的从寻源到支付自动化领域的倡导者,用友采购云致力于打造采购和财务流程自动化平台,为企业提供一站式的采购解决方案。企业可以通过用友云服务快速搭建数字化采购管理系统,招募更多的供应商资源为己所用,在享受平台提供的物流跟踪、金融服务、商品推荐等服务的同时,为采购经理人与供应商提供在线协作的商业网络。

  用友公司认为,数智化采购的竞争优势来自于四个在线,即业务在线、员工在线、供应商在线和管理在线。围绕着这四个原则,用友采购云构建了友云采SaaS服务,并基于企业真实的采购场景,提供他们模块化且全流程的解决方案。其中数据可视化、APIA、RPA、智能采购中台、电子商城、生态融合服务、战略寻源、电子招投标、合同管理等诸多亮点,可以帮助企业在实现数智化采购服务的同时,打造供应链商业网络。可以说,它们是企业多年来在采购业务中实现降本、增效、扩源、协同、合规和风控的最佳搭档。

  疫情期间,采购云积极响应履行用友公司的社会责任,不但第一时间上线了《防疫物资紧急采购需求发布平台》,同时还推出在线采购寻源SaaS服务,帮助企业打破采购壁垒,共克时艰。

  2020年大幕已经开启。用友采购云将强化整体商业网络生态的建设,提供优质、便捷的采购服务,服务更多企业采购数字化转型。

  云端采购,正当其时。万亿江湖,谁主沉浮?让我们拭目以待!

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