U8 cloud为丹秋教育集团实现快速发展助力

2022-08-16 用友YonSuite

  四川丹秋教育管理集团有限公司是西南地区最大K12教育集团之一,在资本化道路上引入融资机构,准备IPO上市,特此引入用友最新云ERP产品U8 cloud,联手银企联云,为企业快速发展,搭建统一的高扩展性信息化平台,在实现集团管控、集中核算、银行无缝衔接的基础之上,同时为IPO上市奠定厚实的信息化基础。

  企业简介

  四川丹秋教育管理集团有限公司于1998年创始,在董事长兼创始人张丹秋女士的带领下,坚持潜心研究教育,只做教育这一件事,很好地抓住了教育这波红利,使得丹秋从创始之初的一个培训班发展成现在拥有数100余家学校的教育集团企业。业务覆盖全川,拥有职业化、专业化的教学管理团队和1800多名教师队伍,年营业收入约5亿元,是中国西南规模大、最具影响力的教育培训机构。

  数字化转型动因

  在培训教育行业现在这种规模再往上发展只有走资本化道路,引入融资机构,实现IPO上市。丹秋教育也是出于此目的,引入了职业经理人,需要把集团相关信息化系统进行升级,而其中财务的合规化是最为重要的指标之一。

  企业急迫需要进行信息化改革,降本增效,为IPO上市建立信息化基础

  丹秋集团原来是用的其它财务软件,每个校区各一套账,公司有多名会计人员,每个会计负责几个学校的账务录入。单组织架产品导致各个学校之间账务孤立,不能做对比分析,各公司账之间没有关联。财务部门人员众多,合计36人,但总体效率却不高。对于未来上市需要的合并报表需求系统更是不能满足。由于校区多,每个校区的收款(学费)、付款(教师工资等)笔数相当多,靠人工核算、录入工作量相当大。每月初需要加班加点核算1800余人员的薪资以及发放工作;月末也避免不了加班,出具相关报表。导致财务人员长期不能按时下班。

  企业快速发展的过程中面临各种挑战,如何打破僵局已是迫在眉睫

  另外由于丹秋教育规模不断发展,现已走出四川,在重庆、陕西等地建立学校。学校的法人组织、工商组织以及以城市为中心的分公司多种形式的复杂组织机构建立模式,给集团总部财务提出一系列管理、核算挑战:

  ● 法人组织、个体工商户、城市分公司、校区组织怎样建立账务核算规范?

  ●怎样解决税账、管理账不同维度核算以及出具报表的需求?

  ● 每天大量收支款项笔数如何能减少人工核对、录入工作,提高效率?

  ● 为满足未来资本化以及上市需求,怎么样根据股权结构等维度进行自动合并报表?

  ● 怎样让财务人员减少重复录入工作,让资金部更高效的与银行对账?

  核心应用

  对于丹秋教育的现状以及管理需求,我们基于用友U8 cloud产品,提出和实现的解决方案如下:

  组织架构重组设计

  丹秋属于集团型公司,在组织架设计上以集团公司为组织的顶层(一级)。二级为城市公司或独立业务单元公司组织。如:成都市成华区丹秋名师堂学校、成都市名师堂投资管理有限公司、成都市双流区丹秋名师堂学校、四川省创新思维教育有限公司、成都天慈科技有限责任公司等;三级为各子校区,如成都市大邑县丹秋名师堂培训学校、成都市金牛区丹秋名师堂培训学校、成都市郫都区丹秋名师堂培训学校。在各组织中,有法人组织、个体户组织、分支机构等。

  我们把这些按级别统一编码规范,这样既规范,统一体系,也方便管理、报表的合并等。相比于之前所用的系统,每个组织一个账套,做账、查询都需要繁琐的退出/登录反复切换,U8 cloud多组织结构彻底解决了这个问题,财务人员只需要选取所需处理业务的组织即可,无需反复来回切换,效率和使用体验均大大提高。更为重要的是U8 cloud的凭证协同、折算功能,使得财务人员不再需要重复的录入凭证,设置好规则实现自动化。让财务人员有更多时间做更加有价值的管理、分析工作,把机械重复工作交给系统自动完成。

  银企联云助力效率快速提升

  丹秋集团原来有多家银行,现在为提高效率,减少到2家银行,分别是农行和工行。目前2家银行都已上银企联云,财务系统直接与银行打通。一点接入实现企业所有银行账户的付款、余额查询、回单查询等功能的智能云服务。实现企业的对公、对私业务单据、批量在线支付、动态收集银行反馈信息,更新支付状态、实时交易流水查询等功能。

  通过银企联云公有云平台,客户这边无需专网,无需前置机,无需担心银行系统升级,无需管理每个银行的U-key。既做到了银行级别安全,也不用专人维护。

  通过银企联主要实现了如下价值功能:

  ● 在U8 cloud系统中报销单、付款单、付款结算单、划账结算单通过银企联云方式进行支付;

  ● 实现了非往来款项(如不涉及往来的付款业务,不需要参与核销,如工资发放、水电费支出等)的付款结算单通过银企联云方式进行支付;

  ● 内部资金往来(如收付款协同单据等)协同形成的付款单通过银企联云方式进行支付;

  资金划转(各种形态资金之间的转换、各账户之间资金转移,包括存款、取款、换汇等)形成的划账结算单本通过银企联云方式进行支付;

  ● 实现了银行对账单的管理,调用银企联云接口下载交易明细,并进行后续收款业务流程;

  ● 通过调用银企联云接口对相关银行账号进行网上实时的余额查询;

  ● 实现网上银行付款指令状态查询,通过银企联接口发出的付款指令查询银行真实转账状态;

  ● 通过代发指令状态查询,实现了系统内个人代发业务支付状态进行查询。

  多账簿核算满足客户不同账簿需求

  在集团的不同组织层次上,建立多个账簿进行核算,按不同会计制度要求提供准确的会计信息。实现了同一笔分录,可以归集到不同的账簿,大大提高效率和准确度。同时满足集团和校区公司对外、对内的会计信息需求。

  统一报表格式,快速出具合并报表

  现丹秋集团在U8 cloud系统里面的组织个数已达到100+,已构建统一的报表格式、及下发上报体系,集团对于各校区财务状况进行监控。自动采集报表数据,自动形成抵消分录,自动生成合并报表和合并工作底稿,大大减少了财务工作量。

  价值分析

  ●财务核算规范统一,实时监控整个集团和的财务状况,使得集团及下属企业业务不断增长情况(在半年内新增校区11家),财务人员没有增加,财务核算效率提升20%;

  ● 实现了报表格式统一,以及自动归集汇总上报,主要是跨组织自动出报表。时间由原来的5天,提高到只需1天。报表效率综合提升150%;

  ● 银企联云的应用,资金部、财务部对账。原来通过登录各银行网银进行一笔支付需要5分钟时间,月均支付3000笔,需时间10.4天。现在每月相关付款进行批量支付,只需3天完成,原来查询各账户余额需要1小时,现在实时统一查询只需要10分钟。综合统计下来每月节省50个工作人天;

  ● 自动合并报表,相比原手工EXCEL合并报表,准确度提高。原来合并报表,全靠人工加减,既做不到根据股权结构合并,也不能按科目自动抵扣,需耗用10人天。现在自动合并报表只需1人天工作量。

  客户证言

  “用友U8 cloud系统大大提高了我们财务人员的工作效率,在校区增加的情况下,我们财务部人员并未增加。如果是以前,肯定会增加财务人员,这就间接地为我们节省了不少人员开支成本。”

  ——丹秋教育集团 财务总监

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